What are Procedures, Guidelines, Standards and Policies?? Apa itu prosedur, garis panduan, standard dan polisi?
Sebelum EA teruskan, Suka EA nyatakan di sini, komen kalian ebrguna dan sangat ebrnilai untuk EA, ianya akan digunakan untuk EA memantapkan lagi penulisan EA. bukan menulis sekadar suka-suka, ataupun sekadar menaikkan trafik, EA bukan menulis untuk nama. EA menulis untuk berkongsi pengalaman EA bersama anda semua. Mohon komen atau boleh terus hubungi EA. EA pernah beberapa kal dipanggil untuk menjadi penceramah mengenai pembikinan SOP dan sewaktu dengannya, dan juga terlibat secara langusng untuk ini. InsyaALLAH, akan berkongsi seadanya dengan kalian jika ada yang sudi mendengar. EA belum lagi bergelar Dr, tetapi apa gunanya Dr sekiranya sekadar di pangkal nama, tidak digunakan untuk kebaikan semua masyarakat sejagat. bagi yang bergelar Dr, jangan marah, kerana EA sentiasa tabik kepada kalian, kerana bukan senang nk dapat Dr. Tahniah kalian yang bergelar Dr. EA juga sedang dalam usaha untuk mendapatkan Dr.. fuhh... *lap dahi* ?? jika tak suka entri ini, jangan dimarah kerana YA, EA tidak sempurna seperti kalian yang merasakan diri sempurna, EA tidak la sepandai kalian yang pandai..EA mencuba yang terbaik agar hidup EA tidaklah hanya untuk EA dan keluarga semata, tetapi juga untuk semua.. disamping untuk yagn terpaling penting agama dan keluarga, juga untuk negara, tanah airku tercinta...
Di entri ini EA akan kupas mengenai prosedur, garis panduan, standard dan polisi. Yang mana satu datang dulu? Soalan demi soalan akan keluar di kotak fikiran masing-masing EA terlibat dalam pengurusan pelajar antarabangsa di tempat kerja EA. dan EA telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga mereka dan urusan berkaitan pengantarabangsaan. Alhamdulillah, kepercayaan telahdiberi oleh pucuk pimpinan di sini. Oleh kerana EA memang telah dididik dengan prosedur, jadi adalah tidak ralat untuk membina semua ini walaupn terpaksa bermula dengan 0. Semua nya EA buat bersama staf EA di CIA ini. mereka semua supportive dan eager untuk belajar sesuatu yang baru.
Sebelum EA teruskan, Suka EA nyatakan di sini, komen kalian ebrguna dan sangat ebrnilai untuk EA, ianya akan digunakan untuk EA memantapkan lagi penulisan EA. bukan menulis sekadar suka-suka, ataupun sekadar menaikkan trafik, EA bukan menulis untuk nama. EA menulis untuk berkongsi pengalaman EA bersama anda semua. Mohon komen atau boleh terus hubungi EA. EA pernah beberapa kal dipanggil untuk menjadi penceramah mengenai pembikinan SOP dan sewaktu dengannya, dan juga terlibat secara langusng untuk ini. InsyaALLAH, akan berkongsi seadanya dengan kalian jika ada yang sudi mendengar. EA belum lagi bergelar Dr, tetapi apa gunanya Dr sekiranya sekadar di pangkal nama, tidak digunakan untuk kebaikan semua masyarakat sejagat. bagi yang bergelar Dr, jangan marah, kerana EA sentiasa tabik kepada kalian, kerana bukan senang nk dapat Dr. Tahniah kalian yang bergelar Dr. EA juga sedang dalam usaha untuk mendapatkan Dr.. fuhh... *lap dahi* ?? jika tak suka entri ini, jangan dimarah kerana YA, EA tidak sempurna seperti kalian yang merasakan diri sempurna, EA tidak la sepandai kalian yang pandai..EA mencuba yang terbaik agar hidup EA tidaklah hanya untuk EA dan keluarga semata, tetapi juga untuk semua.. disamping untuk yagn terpaling penting agama dan keluarga, juga untuk negara, tanah airku tercinta...
Di entri ini EA akan kupas mengenai prosedur, garis panduan, standard dan polisi. Yang mana satu datang dulu? Soalan demi soalan akan keluar di kotak fikiran masing-masing EA terlibat dalam pengurusan pelajar antarabangsa di tempat kerja EA. dan EA telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga mereka dan urusan berkaitan pengantarabangsaan. Alhamdulillah, kepercayaan telahdiberi oleh pucuk pimpinan di sini. Oleh kerana EA memang telah dididik dengan prosedur, jadi adalah tidak ralat untuk membina semua ini walaupn terpaksa bermula dengan 0. Semua nya EA buat bersama staf EA di CIA ini. mereka semua supportive dan eager untuk belajar sesuatu yang baru.
EA melangkah ke CIA pada 2012 sebagai timbalan dan tugas utama ialah pembikinan SOP pengurusan warga antarabangsa. Semestinya, pada sesetengah orang, perkara ini dianggap sangat susah. Walau bagaimanapun EA megnambil ini sebagai satu cabaran. Pada EA, semua ini tak lah sesusah sewaktu di Private. semua ini boleh dibuat, dengan syarat ada sokongan dari semua pihak (bawah dan atas). maaf, EA suke guna Bawah ke atas, kerana alasan yang sukar dirungkai dengan perkataan, nak tahu lebih lanjut, sial berjumpa EA in person. :)
OK, berbalik kepada isu tadi, melalui beberapa siri perbincangan yang dihadiri EA bersama pengarah di institusi lain di swasta mahupun ipta. semua bercakap perkara yang sama, kwujudan sop yang standard ataupun tidak? respon yang diterima secara verbal ialah (antarabnya)
1) tak ada lagi laa..baru tgh nk buat.. [sila perhatikan, BARU TENGAH NAK BUAT, bermakna, tak ada lagi] seterusnya..
2) Ntahlah, saya pon tak pasti, sebab saya baru lagi di sini [Parah jugak nih...]
3) praktik nya ad,a tapi tak pernah tengok plak [secara logiknya, kalau anda di situ, dan anda terlibat, dan tak eprnah tengok, adakah anda akan katakan YA ADA, ataupun TIDAK, TAK ADA.kalau EA, EA akan cakap TAK ADA. clear kan?]
4) Ada, tapi kami bangunkan juga yang baru, sebab ada penambahbaikan [kenyataan yang jelas kan?]
5) Ada, sedang dlm proses untuk diendorskan dan dibukukan untuk tujuan mendapat kelulusan ISO SPK [ini jawapan EA kerana EA memang terlibat secara terus untuk tujuan tersebut, tiada unsur riak..nauzubillah..]
Tujuan EA tulis entri ini adalah untuk perkongsian di dalam bahasa kita. supaya yang mudah diterima bukan sekadar tulis sahaja. EA tak suka buat sesuatu yg hanya untuk tatapan kosong. kerana EA perunttukan sejumlah masa untuk buat semua ini, untuk faedah kita semua.
OK. Di mana kita nk mula untuk menyediakan sesuatu perkara???
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
OK, arini EA akan sambung bercakap mengenai makna setiap perkataan dalam tajuk entri di atas ya. (maaf, EA bukan menulis untuk dibetulkan grammar, ataupun Bahasa, EA menulis untuk semua orang faham apa yang EA cuba sampaikan di sini. EA bukan pakar, tetapi dek kerana minat mendalam bagi menyediakan SOP dan sewaktu dengannya. EA terpanggil untuk menceritakan atau dengan kata lain untuk berkongsi pengalaman EA mengenai perkara ini.
bebrapa tafsiran diambil dari oxforddictionaries.com, Dictionary.com, bizmanualz.com dan dari bahan bacaan lain. EA banyak subscribe di forum dan blog untuk perihal entri ini. EA percayakan segala bahan itu berguna lebih lebih lagi jika bersumberkan buku dan jurnal. juga ia nya ditulis mereka yang berilmu bukan oleh mereka yang menulis mengikut hati yang tiada inti dengan kata lain tidak berpaksikan mana mana bahan yang pasti dan terkini.
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
OK, arini EA akan sambung bercakap mengenai makna setiap perkataan dalam tajuk entri di atas ya. (maaf, EA bukan menulis untuk dibetulkan grammar, ataupun Bahasa, EA menulis untuk semua orang faham apa yang EA cuba sampaikan di sini. EA bukan pakar, tetapi dek kerana minat mendalam bagi menyediakan SOP dan sewaktu dengannya. EA terpanggil untuk menceritakan atau dengan kata lain untuk berkongsi pengalaman EA mengenai perkara ini.
bebrapa tafsiran diambil dari oxforddictionaries.com, Dictionary.com, bizmanualz.com dan dari bahan bacaan lain. EA banyak subscribe di forum dan blog untuk perihal entri ini. EA percayakan segala bahan itu berguna lebih lebih lagi jika bersumberkan buku dan jurnal. juga ia nya ditulis mereka yang berilmu bukan oleh mereka yang menulis mengikut hati yang tiada inti dengan kata lain tidak berpaksikan mana mana bahan yang pasti dan terkini.
1) Apa itu Prosedur? atau standard operating procedure @ Prosedur Operasi
Prosedur ataupun standar operating procedure digunakan dalam pelbagai konteks termasuk kesihatan, akademik, industri dan militari.
Ia juga ada diterjemahkan sebagai spesifik prosedur yang berkaitan operasi yang menerangkan aktiviti yang perlu bagi memastikan task atau kerja adalah menepati kehendak peraturan industri, undang undang ataupun hanyalah sekadar standard atau tatacara bagi melancarkan urusan harian. sebarang dokumen yang menyatakan 'bagaimana untuk' adalah tergolong dalam kumpulan prosedur. jika kita lihat dari sudut lain, prosedur atau singkatan ialah SOP. SOP merupakan langkah satu persatu atau pun dalam BI di sebut 'step by step'. Juga ditakrifkan sebagai arahan ataupun siri tindakan mengikut aturan. (semua yg di atas adalah diolah pengikut pemahaman EA bagi memudahkan pembaca sekalian.
Bagi EA, prosedur ialah 'sesuatu arahan yang ditulis secara satu persatu' dan ianya mudah difahami bagi membantu urusan pekerjaan atau aktiviti rutin / harian. Ianya meliputi kepatuhan terhadap peraturan samada di jabatan sendiri secara 'independent' atau berkait dengan jabatan lain 'inter department'. Tujuan prosedur ialah bagi mengelakkan berlakunya kejadian 'tolak menolak' jika berlaku sebarang perkara yang diluar jangkaan. Ianya juga bagi mengelakkan kita untuk terus menerus menerangkan sesuatu 'how to' kepada individu yang berbeza ataupon individu yang sama.
Situasi 1:-
Apa yang EA telah lalui ialah, sebagai contoh, berlaku kemalangan yang melibatkan pelajar (EA suka berikan contoh melibatkan pealajr kerana ia terang terang menunjukkan terdapatnya inter department responsibility dan bukannya satu department sahaja. EA dan staf telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga mereka dalam jumlah yang agak besar dan mereka merupakan aset kami. mereka merupakan adik adik kami yang memerlukan pendekatan secara mesra dan mereka adalah kesayangan EA. EA secara terus terang sayangkan mereka, dan sentiasa meyelami mereka semua secara personal, dan EA sentiasa membayangkan diri EA ditempat mereka. berada jauh di perantauan, dan hanya mempunyai seorang kakak yang merangkap kakak, ibu, penjaga dan sebagainya.. walaupun EA bukanlah tua sangat. cukupla sekadar EA memahami mereka yang datangnya dari pelbagai negara. puluhan negara.. diulangi, pulohan negara ya.. semestinya pulohan budaya dan ragam. dan EA, faham hati mereka dan kesusahan mereka dan kesenangan mereka.. onak dan duri..semua dicantumkan menjadi penguat semangat bagi menjalani hidup di sini dan menghabiskan tempoh tersebut.. Owh..tidak mudah bukan.. (atau ada antara kalian merasakan ianya mudah.. syabas EA ucapkan..)
Jika berlaku insiden tersebut, Pelajar akan menghubungi EA atau staf di jebatan EA abgi tujuan makluman atau mohon bantuan (tidak dinafikan kerana jalinan rapat antara kami dengan mereka , membautkan mereka lebih mudah untuk menghubungi kami..alhamdulillah), tetapi jika diikutkan, mereka sepatutnya melaporkan kepada jabatan keselamatan. kemudian kami akan dimaklumkan bagi tujuan memeriksa rekod mereka atau tujuan insurans dan seterusnya tujuan penghantaran jenazah (jika kes melibatkan kematian). Di sepanjang berlakunya perkara ini, jabatan akan saling tolak menolak untuk menjaga mereka, dan kami mengambil tanggungajawab untuk bersama2 (hanya jabatan EA), kerana kebajikan emreka adalah di bawah kabatan kami, tetapi ada tak rasa sedikit tanggungjawab bagi unit lain seperti kesihatan, asrama untuk turut menjaga mereka. kerana, pelajar sememangnya tinggal di asrama, dan kenmalangan berlaku di luar waktu bekerja. maka akan timbul lah rasa tidak selesa di kalangan staf EA, yang membuatkan rasa '''OH..I have to do sumthing.. This cant be just this way forever.. kerana semua orang taknak susah bukan???
haa..cuba anda fikirkan, perlu tak kita ada satu prosedur untuk menangani kes ini. setiap kali ada kes, EA akan dirujuk.. SOP mana? Apa tindakan uol? senang bukan untuk bertanya? kdng kdng org yang tanya pon ialah orang yang sepatutunya ambil tindakan yang EA dan staf dah ambil pon. tetapi time melaporkan , EA dan staf ditolak ketepi, kerana 'nama atau kesan dari laporan' sangat penting dan besar ertinya kepada setengah orang. Sakit tak hati anda jika berlaku perkara ini kepada anda? atau staf anda?
Itulah sebabnya, EA gigih aturkan perjalanan untuk mewujudkan SOP tersebut bagi tujuan pengurusan semua mereka di bawah jagaan EA. senang ke susah ..pada pandangan anda semua?seterusnya, EA akan sebut mengenai guidelines ataupun garis panduan.
2) Apa itu Garis Panduan? atau Guidelines
(perlu break bagi menandatangani surat tunggakan kepada mereka.. asif) akan sambung lusa. EA akan update di Entry yang sama bagi memudahkan pembacaan.
Prosedur ataupun standar operating procedure digunakan dalam pelbagai konteks termasuk kesihatan, akademik, industri dan militari.
Ia juga ada diterjemahkan sebagai spesifik prosedur yang berkaitan operasi yang menerangkan aktiviti yang perlu bagi memastikan task atau kerja adalah menepati kehendak peraturan industri, undang undang ataupun hanyalah sekadar standard atau tatacara bagi melancarkan urusan harian. sebarang dokumen yang menyatakan 'bagaimana untuk' adalah tergolong dalam kumpulan prosedur. jika kita lihat dari sudut lain, prosedur atau singkatan ialah SOP. SOP merupakan langkah satu persatu atau pun dalam BI di sebut 'step by step'. Juga ditakrifkan sebagai arahan ataupun siri tindakan mengikut aturan. (semua yg di atas adalah diolah pengikut pemahaman EA bagi memudahkan pembaca sekalian.
Bagi EA, prosedur ialah 'sesuatu arahan yang ditulis secara satu persatu' dan ianya mudah difahami bagi membantu urusan pekerjaan atau aktiviti rutin / harian. Ianya meliputi kepatuhan terhadap peraturan samada di jabatan sendiri secara 'independent' atau berkait dengan jabatan lain 'inter department'. Tujuan prosedur ialah bagi mengelakkan berlakunya kejadian 'tolak menolak' jika berlaku sebarang perkara yang diluar jangkaan. Ianya juga bagi mengelakkan kita untuk terus menerus menerangkan sesuatu 'how to' kepada individu yang berbeza ataupon individu yang sama.
Situasi 1:-
Apa yang EA telah lalui ialah, sebagai contoh, berlaku kemalangan yang melibatkan pelajar (EA suka berikan contoh melibatkan pealajr kerana ia terang terang menunjukkan terdapatnya inter department responsibility dan bukannya satu department sahaja. EA dan staf telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga mereka dalam jumlah yang agak besar dan mereka merupakan aset kami. mereka merupakan adik adik kami yang memerlukan pendekatan secara mesra dan mereka adalah kesayangan EA. EA secara terus terang sayangkan mereka, dan sentiasa meyelami mereka semua secara personal, dan EA sentiasa membayangkan diri EA ditempat mereka. berada jauh di perantauan, dan hanya mempunyai seorang kakak yang merangkap kakak, ibu, penjaga dan sebagainya.. walaupun EA bukanlah tua sangat. cukupla sekadar EA memahami mereka yang datangnya dari pelbagai negara. puluhan negara.. diulangi, pulohan negara ya.. semestinya pulohan budaya dan ragam. dan EA, faham hati mereka dan kesusahan mereka dan kesenangan mereka.. onak dan duri..semua dicantumkan menjadi penguat semangat bagi menjalani hidup di sini dan menghabiskan tempoh tersebut.. Owh..tidak mudah bukan.. (atau ada antara kalian merasakan ianya mudah.. syabas EA ucapkan..)
Jika berlaku insiden tersebut, Pelajar akan menghubungi EA atau staf di jebatan EA abgi tujuan makluman atau mohon bantuan (tidak dinafikan kerana jalinan rapat antara kami dengan mereka , membautkan mereka lebih mudah untuk menghubungi kami..alhamdulillah), tetapi jika diikutkan, mereka sepatutnya melaporkan kepada jabatan keselamatan. kemudian kami akan dimaklumkan bagi tujuan memeriksa rekod mereka atau tujuan insurans dan seterusnya tujuan penghantaran jenazah (jika kes melibatkan kematian). Di sepanjang berlakunya perkara ini, jabatan akan saling tolak menolak untuk menjaga mereka, dan kami mengambil tanggungajawab untuk bersama2 (hanya jabatan EA), kerana kebajikan emreka adalah di bawah kabatan kami, tetapi ada tak rasa sedikit tanggungjawab bagi unit lain seperti kesihatan, asrama untuk turut menjaga mereka. kerana, pelajar sememangnya tinggal di asrama, dan kenmalangan berlaku di luar waktu bekerja. maka akan timbul lah rasa tidak selesa di kalangan staf EA, yang membuatkan rasa '''OH..I have to do sumthing.. This cant be just this way forever.. kerana semua orang taknak susah bukan???
haa..cuba anda fikirkan, perlu tak kita ada satu prosedur untuk menangani kes ini. setiap kali ada kes, EA akan dirujuk.. SOP mana? Apa tindakan uol? senang bukan untuk bertanya? kdng kdng org yang tanya pon ialah orang yang sepatutunya ambil tindakan yang EA dan staf dah ambil pon. tetapi time melaporkan , EA dan staf ditolak ketepi, kerana 'nama atau kesan dari laporan' sangat penting dan besar ertinya kepada setengah orang. Sakit tak hati anda jika berlaku perkara ini kepada anda? atau staf anda?
Itulah sebabnya, EA gigih aturkan perjalanan untuk mewujudkan SOP tersebut bagi tujuan pengurusan semua mereka di bawah jagaan EA. senang ke susah ..pada pandangan anda semua?seterusnya, EA akan sebut mengenai guidelines ataupun garis panduan.
2) Apa itu Garis Panduan? atau Guidelines
(perlu break bagi menandatangani surat tunggakan kepada mereka.. asif) akan sambung lusa. EA akan update di Entry yang sama bagi memudahkan pembacaan.
Garis panduan telah ditakrifkan sebagai sesuatu panduan untuk aktiviti, tetapi tidak menjadi mandatori untuk dipatuhi. ianya bertujuan untuk membantu dan menyokong standard atau juga berfungsi sebagai rujukan mengenai tatacara apabila tiada standard yang telah ditetapkan di sesuatu tempat.
Anda pernah dengar mengenai 'best practice'? garis panduan turut diklasifikasikan sebagai best practices yang bukanlah merupakan syarat utama, tetapi selalunya amatlah digalakkan untuk mematuhi garis panduan tersebut. Ianya juga amat diperlukan apabila sesuatu standard masih belum diwujudkan. seperti conth, anda mahu solat? tetapi anda tak tahu nak buat mcm mana? mula di mana? bagaimana? jadi anda mestilah tengok ma ayah solat, dan mula ikut satu persatu. pada mulanya, mungkin tidak dapat ikuti secara sepenuhnya, sebagai contoh,
Situasi 2: EA selalu lihat anak sulung EA, bila kami solat, dia akan ikut, malah mahu dibentangkan sejada, kain pelikat tak nak dia, sejadah yang sempurna, no sharing sharing... hmm..kemudian, bila kita baca alfatihah, mulutnya turut kumat kamit, seolah olah turut baca, biila kita rukuk, dia terus sujud, tetapi dengan cara terus meniarap, mungkin tidak dapat meniru cara atau masih belum dapat tangkap bagaimana nk sujud, kemudian terus beri salam. ringkas bukan? begitulah, jika anak sekecik 2 tahun boleh ikuti cara kita solat walaupun tidak lah sempurna, tetapi sebagai garis panduannya ialah melihat contoh ibu bapa emreka. perkara yang sama turut boleh diaplikasikan kepada garis panduan mengenai sesuatu perkara atau aturan di tempat kerja. kalau tidak tahu, perlulah membuat rujukan kpada yang tahu, atau sekurang kurangnya adalah panduan untuk diikuti. takkan kita nak main bola sepak, tetapi meilhat kepada garis panduan bermain catur. tak ke pelik??
Situasi 2: EA selalu lihat anak sulung EA, bila kami solat, dia akan ikut, malah mahu dibentangkan sejada, kain pelikat tak nak dia, sejadah yang sempurna, no sharing sharing... hmm..kemudian, bila kita baca alfatihah, mulutnya turut kumat kamit, seolah olah turut baca, biila kita rukuk, dia terus sujud, tetapi dengan cara terus meniarap, mungkin tidak dapat meniru cara atau masih belum dapat tangkap bagaimana nk sujud, kemudian terus beri salam. ringkas bukan? begitulah, jika anak sekecik 2 tahun boleh ikuti cara kita solat walaupun tidak lah sempurna, tetapi sebagai garis panduannya ialah melihat contoh ibu bapa emreka. perkara yang sama turut boleh diaplikasikan kepada garis panduan mengenai sesuatu perkara atau aturan di tempat kerja. kalau tidak tahu, perlulah membuat rujukan kpada yang tahu, atau sekurang kurangnya adalah panduan untuk diikuti. takkan kita nak main bola sepak, tetapi meilhat kepada garis panduan bermain catur. tak ke pelik??
